ANALISIS TATA RUANG DAN
PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR
PADA KANTOR SAMSAT KABUPATEN SERANG
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas
Mata Kuliah Adminsitrasi Perkantoran
Endi Sutrisna 072645
Andi Jamjani 072636
Agus Indra Lesmana 072681
Annas Budi Mulya 072687
Putri Kartika Ayu 072732
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
SERANG
2010
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sejak lama banyak organisasi mengalami kesulitan dalam mengatur serta menata ruang kantor. Kesulitan tersebut disebabkan oleh langkanya pegawai yang mempunyai keterampilan dan keahlian di bidang merancang tata raung kantor. Namun demikian, beruntunglah pada akhir-akhir ini sudah semakin banyak orang yang memahami tentang masalah ini. Manajemen mulai menyadari betapa pentingnya nilai perencanaan serta rancangan ruangan yang serasi.
Permasalahan penataan ini berbeda-beda dilihat dari kompleksnya ruang lingkupnya, sehingga pemecahannya harus digalang atau dibina dengan akal sehat atau logika, misalnya, perubahan prosedur yang terbatas saja akan lebih banyak mempengaruhinya daripada suatu perubahan penataan perabotan. Lebih jauh dari ketataruangan ini dalam penggunaannya melipuuti pula pengaturan kembali pembagian dan penataan ruangan-ruangkan kantor secara lengkap dan menyeluruh, melakukan perubahan struktur bangunan yang mungkin atau merancang dan merencanakan persyaratan-persyaratan dan keperluan-keperluan penataan kantor di tempat yang sama sekali baru. Dalam banyak hal, perancang atau perencana seyogianya bekerja sama secara erat dengan para peneliti dan arsitek dan ahli-ahli lainnya.
Pengertian tentang perencanaan ketataruangan ini didasarkan pada aliran atau jalannya pekerjaan yang timbul dari hasil penelitian kerja dalam kantor. Perlunya penyempurnaan aliran pekerjaan dari dalam suatu proses penyelesaian pekerjaan dengan bobot serta ciri-ciri pekerjaan yang dilaksanakan. Suatu aliran pekerjaan yang telah disempurnakan dapat mengurangi hambatan atau dapat bergerak lebih lancar, mengurangi biaya-biaya dan meningkatkan hasil (output). Pengurangan atas banyaknya penggarapan serta jarak yang harus ditempuh pekerjaan merupakan faktor yang paling menentukan dalam penataan ruang kantor, sedangkan pergerakan kertas tidak merupakan faktor yang begitu gawat dalam suatu kantor, sehingga dengan demikian dalam perencanaan tata-ruang kantor lebih dititikberatkan pada :
1. Hubungan antarpribadi dan antarkelompok
Bagaimana orang-orang (pegawai) itu dihubungkan, siapa-siapa yang harus erat bekerja sama.
2. Penyempurnaan hubungan-hubungan kerja
Arus jalannya gagasan : derajad hubungnan lisan Arus jalannya pekerjaan tulis-menulis (paper works)
3. Keluwesan
Seberapa cepat, dan seberapa hemat dapat diadakan perubahan tata ruang, sehubungan dengan perluasan ataupun perubahan organisasi.
4. Faktor-fakor lingkungan
Macam pekerjaan apa yang dilakukan, bagaimana dan sejauh mana keadaan-keadaan sekeliling berpengaruh terhadap kegairahan serta martabat kehidupan pegawai dan terhadap hasil pekerjaan.
Ruangan perkantoran tidaklah murah dan tidak mudah diperoleh, oleh karena itu pertimbangan yang seksama sangat perlu terhadap bagaimana pemanfaatannya dalam hubungannya dengan penempatan perlengkapan dan menentukan dan membagi ruangan kerja bagi para pegawai.
BAB II
JADWAL KEGIATAN PRAKTIKUM
Praktikum perkantoran ini yang dilakukan di Kantor Samsat Kabupaten Serang yang beralamtkan di Jalan Raya Serang Pandeglang KM 04 Kelurahan Pisang Mas, kegiatan praktikum ini terjadwal sebagai berikut adapun jadwal kegiatan praktikum dan observasi sebagi berikut dari bulan November sampai bulan Desember minggu ke 4 tahun 2010.
Kegiatan | November | Desember | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | |
Permohonan izin observasi | ||||||||
Pelaksanaan Observasi | ||||||||
Pelaksanaan desain maket | ||||||||
Penyerahan maket | ||||||||
Analisis tata ruang kantor | ||||||||
Evaluasi analisis | ||||||||
Penyerahan laporan analasis | ||||||||
BAB III
KAJIAN DAN ANALISIS TATA RUANG KANTOR
3.1 Konsep dan Definis Surat Dinas
A. Pengertian dan fungsi surat dinas
Kedudukan surat dinas sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan, meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan. Selain sebagai sarana komunikasi surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dinas adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas, dan kantor, atau kegiatan dinas. Biasanya yang menggunakan surat dinas ini adalah instansi atau lembaga-lembaga, baik dalam negeri. Contoh : Surat tugas, Surat perintah, Memorandum, dan Surat keputusan. Adapun surat dinas yang bersifat perorangan adalah surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
B. Ciri-ciri Surat Dinas
Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut :
· Menggunakan kop/kepala surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan
· Menggunakan nomor surat dan lampiran, serta perihal
· Menggunakan salam pembuka dan penutup baku atau resmi, seperti : Dengan Hormat, Hormat Kami
· Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
· Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
· Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus.
C. Jenis-jenis Surat Dinas
Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas ialah sebagai berikut :
· Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialiasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
(a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat.
(b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
(c) Bagian penutup berisiharapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
· Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara struktural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut :
(a) Identitas pemohon.
(b) Isi permohonan.
(c) Tujuan dan alasan memohon.
(d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
(e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
· Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :
(a) Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan
(b) Data pribadi pihak yang diterangkan
(c) Isi keterangan
(d) Keterangan tanggal berlakunya surat, dan
(e) Pernyataan bahwa keterangan yangdibuat adalah benar.
· Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singakatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah dikenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
D. Bagian-bagian Surat Dinas
Adapun sistematika penulisan surat dinas, yakni sebagai berikut :
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat dituju
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka surat
9. Paragraf isi surat
10. Paragraf penutup surat
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas penanda tangan
14. Jabatan penanda tangan
15. Tembusan
16. Inisial.
1. Kepala surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis ditengah-tengah bagian kertas. Dalam kepaa surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah dicetak).
(1) Nama instansi atau badan
(2) Alamat lengkap
(3) Nomor telepon
(4) Nomor kotak pos
(5) Alamat kawat
(6) Lambang inisial atau logo
Bahkan, jika instansi tersebut bergerak dibidang bisnis atau dunia usaha, selain bagian-bagian ddiatas, dalam kepala surat tercantum juga.
o Alamat kantor cabang
o Nama bank
o Jenis usaha
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat.
2. Tanggal surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis demhan lengkap mencakup, tanggal, bulan, dan tahun. Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.
3. Nomor surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan cirri/identitas/organisasi, bulan, dan tahun. Setiap surat dinas yang dikeluarkan diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan dan mengatur penyimpanan surat.
4. Lampiran
Berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.
5. Hal surat
Hal berisi topic sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan. Berguna agar pembaca dapat cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut.
6. Alamat surat
Alamat surat memakai singkatan Yth. Tidak perlu lagi memakai kata kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Digunakan sebagai [etunjuk langsung siapa yang harus menerima surat.
7. Salam pembuka
Salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu’alaikum wr.wb. salam pembuka diakhiri dengan tanda baca koma. Untuk salam pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.
8. Isi surat
Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian paling menentukan. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu :
(1) Paragraf pembuka
Adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya pada pokok surat yang sebenarnya.
(2) Paragraf isi surat
Yang sesungguhnya merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.
(3) Paragraf penutup
Berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
9. Salam penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terimakasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa isi penerima surat dengan ucapan saudara, bapak, atau anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka. Dan salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat.
10. Tanda tangan, Nama jelas, dan Jabatan.
Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi. Surat dinas dianggap sah jika ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi.
11. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera disana agar nama tersebut juga mengetahui perihal surat tersebut dan tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat. Jadi tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat tersebut.
12. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengetik surat, inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengosep atau pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengosep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.
E. Asas-asas Tata Persuratan Dinas
a. Asas daya guna dan hasil guna
Penyelenggara tata persuratan dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar surat/naskah dinas, spesifikasi/informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan tegas.
b. Asas pembakuan
Naskah/surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah setiap instansi pemerintah pusat dan daerah mengacu kepada pedoman umum tata naskah dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas dan tata cara penyelenggaraannya.
c. Asas Pertanggung Jawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, wewenangan dan keabsahan.
d. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
e. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk menfukung kelancaran tugas dan berfungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional kemudahan procedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.
f. Asas Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampain kepada yang berhak, peberkasa, kearsipan, dan distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentuan yang paling penting.
3.2 Analisis System Prosedur Perkantoran
3.2.1 Profil Kantor Samsat (Sistem Administrasi Manunggal
Dibawah Satu Atap) Kabupaten Serang
Bersama SAMSAT (Sistem Administrasi Manunggal Dibawah
Satu Atap) yang berlokasi di Jalan Pandeglang Serang No. 14 Kecamatan Serang Kabupaten Serang diresmikan pada tanggal 4 November 1982 oleh Gubernur Jawa Barat R.H. Yogie S. Memet. SAMSAT Kab. Serang mempunyai tugas dan wewenang dalam registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor serta berperan dalam meningkatkan pendapatan daerah dari bidang Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (B BN-KB).
Dalam melaksanakan tugas, SAMSAT Kabupaten Serang mengacu kepada Intruksi Bersama Menteri Pertahanan Keamanan, Menteri Dalam Negeri dan Menteri Keuangan Nomor : INS/03/M/X/1999, Nomor : 29 Tahun 1999, Nomor : 6/IMK.014/1999, tentang pelaksanaan Sistem Adminitrasi Manunggal Dibawah Satu Atap (SAMSAT) dalam Penerbitan Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK), Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (TNKB), pungutan Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBN KB) serta Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ), secara rinci tertuang dalam Surat Keputusan Bersama Kepala Kepolisian Republik Indonesia, Direktur Jenderal Pemerintahan Umum dan Otonomi Daerah, dan Direktur Utama PT. Jasa Raharja (Persero) Nomor : Skep/06/X/1999, Nomor :973-1228, dan Nomor : SKEP/02/X/1999.
Adapun kewenangan SAMSAT Kabupaten Serang dalam bidang registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor meliputi:
1. Pendaftaran Bea Balik Nama/BBN I mencakup:
a. Pendaftaran kendaraan bermotor baru,
b. Pendaftaran kendaraan bermotor eks luar daerah,
c. Pendaftaran kendaraan bermotor eks dump TNI/Polri,
d. Pendaftaran kendaran bermotor eks lelang negara,
e. Pendaftaran kendaraan bermotor putusan pengadilan,
f. Pendaftaran kendaraan bermotor badan internsional,
g. Pendaftaran kendaraan bermotor CC/CD,
h. Pendaftaran kendaraan bermotor CBU.
2. Pendaftaran Bea Balik Nama Kedua dan seterusnya/BBN II mencakup :
Pendaftaran kendaraan bermotor tukar nama, rubah bentuk, ganti warna, ganti nomor kendaraan bermotor, ganti mesin, pindah alamat, dan hibah/waris.
3. Pendaftaran kendaraan bermotor mutasi ke luar daerah,
4. Pelayanan cek fisik kendaraan bermotor,
5. Perpanjangan STNK setiap 5 (lima) tahun,
6. Pengesahan STNK setiap 1 (satu) tahun.
3.2.2 Visi dan Misi SAMSAT Kabupaten Serang
Dalam upaya memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat sebagai pengguna jasa, SAMSAT Kabupaten Serang selalu berpegang teguh pada pencapaian visi dan misi yang ditetapkan.
Visi
Terwujudnya Pelayanan Prima Demi Kepuasan Masyarakat.
Misi
a. Menyediakan pelayanan kepada masyarakat Wajib Pajak dalam pengurusan Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK) dan Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) secara cepat, tepat, dan benar serta berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
b. Menyelenggarakan tertib administrasi dokumen secara baik dan benar dalam rangka menjamin kepemilikan dan identitas data kendaraan bermotor.
c. Menyajikan data sebagai bahan informasi tentang identitas kepemilikan, kendaraan bermotor yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
d. Melakukan upaya peningkatan untuk layanan melalui perbaikan sarana danprasarana, sistem komputerisasi serta pengembangan sumber daya manusia (SDM)
3.2.3 Struktur Organisasi
Dalam melaksanakan kegiatan operaionalnya, SAMSAT Kabupaten Serang telah menetapkan struktur organisasi sebagaimana tertuang dalam Lampiran.
.
3.2.4 Tangung Jawab Petugas Pelaksana Kunci
Petugas Pelaksana Kunci di SAMSAT Kabupaten Serang diantaranya :
1. Kepala Seksi PKB dan BBN KB
Bertanggung jawab secara keseluruhan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan aspek-aspek kegiatan pemungutan Pajak Kendaraan Bermotor dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (PKB dan BBN KB), penerapan Sistem Manajemen Mutu secara efektif dan efisien, penyediaan semua sumber daya yang dibutuhkan,orientasi/pelatihan dan peningkatan kompetensi petugas pelaksana di lingkungan Dispenda serta pemenuhan kepuasan masyarakat.
2. Kepala Perwakilan Jasa Raharja
Bertanggung jawab secara menyeluruh untuk mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan yang terkait dengan aspek-aspek kegiatan pemungutan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ) dan Iuran Wajib Kendaraan Bermotor Umum (IWKBU) penerapan system manajemen mutu secara efektif dan efisien, penyediaan semua sumber daya yang dibutuhkan, orientasi atau pelatihan, dan peningkatan kompetensi petugas pelaksana di lingkungan Jasa Raharja serta pemenuhan kepuasan masyarakat.
1. Kepala Sub Seksi STNK
Bertanggung jawab secara menyeluruh untuk mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan yang terkait dengan aspek-aspek kegiatan identifikasi kendaraan bermotor, penerapan sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien, penyediaan sumber daya, orientasi atau pelatihan, dan peningkatan kompetensi petugas pelaksana di lingkungan kepolisian serta pemenuhan kepuasan masyarakat.
4. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Bertanggung jawab terhadap kegiatan mengkoordinasikan tugas-tugas ketatausahaan dan kepegawaian petugas pelaksana Unit Pelayanan Pendapatan Daerah Kabupaten Serang.
5. Penanggung Jawab Jasa Raharja
Bertanggung jawab terhadap aktivitas cross check antara penerimaan setoran bank dengan hasil penerimaan SWDKLLJ, rekapitulasi penerimaan SWDKLLJ serta pencatatan hasil pengutipan IWKBU dan SWDKLLJ serta mengidentifikasikan program pelatihan yang diprogramkan bagian SDM instansi Jasa Raharja.
6. Perwira Urusan (PAUR ) STNK
Bertanggung jawab terhadap kelancaran jalannya pelaksanaan dan percepatan pelayanan secara menyeluruh berkaitan dengan penerbitan Surat Tanda Kendaraan Bermotor dengan mengendalikan penggunaan sumber daya agar tercapai hasil yang dapat memuaskan masyarakat (Wajib Pajak) sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh SAMSAT Kabupaten Serang dan ketentuan lain serta persyaratan yang ditetapkan dan peraturan yang berlaku.
7. Perwira Urusan (PAUR ) Tata Usaha
Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaksanakan kegiatan pada bagian ketatausahaan SAMSAT Kabupaten Serang, identifikasi, pengecekan atau pemeriksaan, perubahan serta pembetulan atau ralat data, registrasi dan pembukuan atau pencatatan termasuk pemeliharaan penyimpanannya berkaitan dengan data identitas pemilik dan kendaraan bermotor.
8. Bintara Urusan (BAUR) Arsip dan Pembukuan
Bertanggung jawab dalam merencanakan, megkoordinasikan, mengawasi, dan melaksanakan kegiatan pencatatan identitas pemilik dan identitas kendaraan bermotor untuk proses BBN-1/BBN-II serta pemeliharaan penyimpanan dokumen atau arsip.
9. Bintara Urusan (BAUR) BBN I
Bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan pendaftaran kendaraan bermotor pertama (BBN-I) sampai tahap penerbitan Surat Tanda Kendaraan Bermotor (STNK) berjalan dengan baik dan lancar oleh pemohon.
10. Bintara Urusan (BAUR) BBN II
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses pendaftaran STNK Balik Nama, rubah bentuk, ganti warna, ganti mesin, ganti Nomor Kendaraan Bermotor, pindah alamat berjalan dengan baik, dan lancar sampai penerbitan STNK.
11. Bintara Urusan (BAUR) Perpanjangan dan Pengesahan
Bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan pendaftaran, koreksi terhadap kelengkapan dan kesesuaian dokumen dengan identitas kepemilikan, koordinasikan dengan bagian Dispenda terkait dengan besarnya PKB sampai tahap penerbitan STNK dan atau SKPD.
12. Bintara Urusan (BAUR) Tata Usaha
Bertanggung jawab dalam kegiatan pengendalian dan penyusunan laporan pengurusan kendaraan bermotor baik untuk kepentingan internal maupun eksternal, penerbitan dan pengelolaan surat menyurat baik untuk kepentingan proses pengurusan kendaraan maupun surat pendukung lainnya, identifikasi surat masuk dan keluar, termasuk distribusi ke bagian yang membutuhkan.
13. Bintara Urusan (BAUR) Cek Fisik
Bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan pendaftaran, meneliti hasil rekam nomor rangka dan nomor mesin kendaraan bermotor sampai dengan memberikan rekomendasi keterangan cek fisik sesuai dengan kebutuhan
14. Bintara Pemungutan dan Penyetoran
Bertanggung jawab dalam kegiatan pencatatan jumlah STNK yang dipakai, pemungutan biaya administrasi, STNK serta plat nomor/TNKB sampai dengan proses menyetorkan hasil pemungutan.
15. Bintara Material
Bertanggung jawab terhadap penyediaan material (blanko STNK, blanko Cek Fisik, formulir pendaftaran, map dan plastik pembungkus STNK) koordinasi dengan bagian pengadaan SIM, STNK, dan BPKB (SSB).
16. Kasir
Bertanggung jawab terhadap aktivitas penerimaan PKB/BBN KB,SWDKLLJ dan administrasi STNK dan TNKB
3.2.5 Tugas Pokok dan Fungsi
Dalam mengemban fungsi registrasi dan identifikasi forensik kendaraan bermotor, Kepolisian, Dipenda dan Jasa Raharja berkewajiban untuk memberikan pelayanan terbaik kepada Wajib Pajak kendaraan bermotor. Secara khusus petugas kepolisian berkewajiban menjamin terselenggaranya tertib administrasi registrasi, dan identifikasi forensik kendaraan bermotor. Dipenda berkewajiban menjamin terselenggaranya tertib administrasi dalam penerimaan pajak daerah dari sektor pajak kendaraan bermotor dan Jasa Raharja berkewajiban menjamin terselenggaranya tertib administrasi dalam penerimaan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ) secara baik dan benar. Untuk menjalankan tujuan dimaksud, SAMSAT Wilayah Serang memiliki strategi organisasi yang dijabarkan dalam kebijakan-kebijakan pokok organisasi, sebagai berikut :
1. Menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendorong petugas pelaksana untuk terlibat secara penuh dalam upaya pencapaian sasaran organisasi.
2. Menyediakan sumber daya dan pelatihan yang optimal.
3. Memastikan bahwa sasaran organisasi berhubungan dengan kebutuhan dan harapan masyarakat atau Wajib Pajak.
4. Secara aktif melakukan perbaikan dan meningkatkan kompetensi pengetahuan dan pengalaman petugas pelaksana sehingga mendorong petugas pelaksana bersemangat dan bangga menjadi bagian dari organisasi.
5. Memastikan keseimbangan antara kepuasan masyarakat atau Wajib Pajak dengan pihak lain yang berkepentingan seperti petugas pelaksana serta institusi terkait.
3.2.6 Pengelolaan Proses Pelayanan Masyarakat
3.2.6.1 Proses Pelayanan Inti
Perencanaan Proses Pelayanan SAMSAT Kabupaten Serang telah melakukan identifikasi dan merencanakan kegiatan-kegiatan pelayanan yang secara langsung ditujukan untuk kepentingan Wajib Pajak atau masyarakat dan memastikan bahwa proses-proses pelayanan dilaksanakan dalam rangka memenuhi kepuasan Wajib Pajak atau masyarakat.
Setiap mekanisme pelayanan mulai dari penerimaan formulir pendaftaran sampai dengan penyerahan STNK di masing-masing pokja telah melalui proses koreksi yang ketat dari Kepolisian, Dipenda serta Jasa Raharja. Dengan demikian, diharapkan tidak ada tingkat kesalahan pencantuman identitas pemilik, identitas kendaraan bemotor serta besarnya Pajak Kendaraan Bermotor dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor serta Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan.
Sasaran mutu layanan telah ditetapkan untuk semua pokja yang terkait dengan kegiatan pelayanan terhadap Wajib Pajak atau masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung dalam rangka pemenuhan terhadap harapan atau kepuasan Wajib Pajak atau masyarakat.
1. Bagian cek Fisik
Tujuan proses adalah meneliti dokuman dan hasil rekaman nomor mesin dan nomor rangka. Ruang lingkupnya meliputi pendaftaran, pengecekan nomor mesin dan nomor rangka kendaraan bermotor sampai pengeluaran rekomendasi.
2. Bagian BBN I
Penerbitan STNK dan SKPD untuk kendaraan bermotor baru dan mutasi ex luar daerah, ex dum TNI/POLRI, eks lelang Negara/putusan pengadilan. Ruang lingkupnya mulai dari menerima rekomendasi dari Min II Reg Indent tentang kelengkapan persyaratan dan kelengkapan pendaftaran kendaraan bermotorr baru dan mutasi ex luar daerah, ex dum TNI/POLRI, penetapan PKB dan BBN KB sampai dengan penerbitan STNK dan SKPD.
3. Bagian BBN II
Penerbitan STNK dan SKPD untuk kendaraan bermotor rubah bentuk, ganti nama, STNK hilang, pindah alamat, penghitaman, lelang, ganti mesin, ganti nomor kendaraan bermotor, hibah/waris, ganti badan hukum, BPKB hilang dan batal mutasi.
4. Bagian Perpanjangan dan Pengesahan
Menerbitkan STNK dan SKPD dari proses perpanjangan atau pengesahan. Ruang lingkupnya mulai dari pendaftaran dan pemeriksaan kelengkapan persyaratan, koreksi terhadap kesesuaian dokumen dengan identitas asli, koreksi PKB dan BBN KB sampai penerbitan STNK dan SKPD.
5. Bagian TNKB
Menyajikan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor yang sudah tercetak kepada Wajib Pajak. Ruang lingkupnya mulail dari pendaftaran TNKB,pencetakan TNKB sampai penyerahan TNKB kepada Wajib Pajak.
3.2.6.2 Proses Pelayanan Pendukung
1. Bagian Arsip dan Pembukuan
Melakukan pencatatan identitas diri dan identitas kendaraan bermotor untuk pengurus dan BBN I dan BBN II, serta pengelolaan arsip kendaraan bermotor. Ruang lingkupnya mencakup kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan arsip kendaraan bermotor.
2. Bagian Tata Usaha Kepolisian
Melakukan kegiatan ketatausahaan, pembuatan surat menyurat dan distribusi kepada pihak yang berkepentingan. Ruang lingkupnya meliputi kegiatan ketatausahaan, penerbitan, dan distribusi surat terhadap pihak yang membutuhkan.
2. Bagian Loket Khusus
Melakukan kegiatan perbaikan atau ralat data berkaitan dengan identitas diri dan kepemilikan kendaraan bermotor. Ruang lingkupnya mulai dari penerimaan berkas untuk perbaikan di komputer sampai dengan penyerahan kepada pemohon.
4. Bagian Material
Menyediakan blanko STNK, blanko cek fisik, map, dan plastik. Ruang lingkupnya mulai dari menerima permintaan dari masing-masing bagian membuat order/permintaan material, membuat laporan inventory sampai menjaga ketersediaan material.
5. Bagian Pemungutan dan Penyetoran
Memungut biaya administrasi dari material STNK dan TNKB yangdikeluarkan dan menyetor ke bank yang ditunjuk. Ruang lingkupnya mulai dari menyiapkan data material yang terpakai, mengambil biaya administrasi ke kasir sampai menyetorkan ke bank yang ditunjuk.
6. Bagian Mutasi dan Luar Daerah
Melakukan kegiatan pengurusan mutasi kendaraan bermotor ke luar SAMSAT Kabupaten Serang. Ruang lingkupnya mulai dari penerimaan permohonan, penerbitan fiskal sampai dengan penyerahan berkas ke pemohon.
3.3 Konsep Tata Ruang dan Perencanaan Kantor Pada Kantor
Samsat Kabupaten Serang
Suatu ruang kantor yang efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat. Seseorang atau tim yang bertanggung jawab dalam merancang ruang kantor harus memahami bahwa pemakaian ruangan suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi) (Huffman, 1980: 300).
Fungsi dan tujuan perencanaan tataruang kantor diantaranya adalah:
1. untuk menghasilkan lebih banyak pekerjaan dengan biaya serendah-rendahnya;
2. mengurangi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan memperbaiki alur pekerjaan; serta
3. memperbaiki semangat bekerja para pegawai dengan menyiapkan suasana kerja yang lebih memuaskan (Komaruddin, 1986: 142).
Oleh karena itu, ruang kantor yang ditata dengan baik akan dapat:
1. mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang semestinya tidak perlu;
2. menjamin kelancaran alur pekerjaan;
3. memungkinkan pemakaian ruang kerja lebih efisien;
4. kesehatan dan kepuasan pegawai terpelihara
5. pengawasan terhadap pekerjaan lebih mudah;
6. memberikan kesan yang baik kepada tamu yang datang; serta
7. memberikan kemungkinan perubahan ruang kantor jika sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1991: 188-9).
Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditunjukan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang diantarnya adalah sebagai berikut:
George R. Terry dalam buku office management and control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut: tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan terebut untuk menyiapkan susunan praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan perkantoran dengan biaya yang layak.
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesien kerja.
Pengertian Manajemen perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan diantaranya sebagai berikut:
· George R. Terry : Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
· William Leffingwell dan Edwin Robinson : Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.
· Millis Geoffrey: Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antaras lain:
1. Manajemen dan pengarahan
2. Tata laksana/penyelenggaraan
3. Pelaksana secara efisien
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Pengendalian dan pengawasan
7. Pengarahan dan pengawasan
8. Pengarahan
9. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
1. Pegawai
2. Material perlengkapan
3. Persayaratan
4. Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
1. Kepegawaian perkantoran (office personel)
2. Metode perkantoran (office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
5. Biaya perkantoran (office costs)
6. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
1. Ruang perkantoran (office space)
2. komunikasi (communications)
3. kepegawaian kantor (office personnel)
4. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
5. peralatan dan mesin (appliance and machine)
6. perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
7. metode (methods)
8. tata warkat (records)
9. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
Ø Proses manajemen kantor pada kantor Samsat kab. Serang
1. Perencanaan kantor : Maksud nya adalah mencapai efisiensi yang tertinggi dalam pelaksanaan tatausaha. Perencanaan kantor dapat meliputi :
a. Perencanaan prosedur
b. Perbekalan
c. Tataruang kantor
2. Penataan ruang kantor : Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu:
a. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
b. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
3. Pedoman dalam penyusunan tata ruang kantor
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
4. Azas-azas penataan ruang kantor yang baik, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
b. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
c. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
d. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.
Empat macam tataruang kantor yang perlu diperhatikan Pada Kantor Samsat Kabupaten Serang yaitu :
1. Tata ruang kantor berkamar (cubicle type offices) adalah ruangan untuk bekerja yang terpisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja
a. Keuntungan tataruang kantor berkamar adalah:
· Konsentrasi kerja lebih terjamin
· Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi
· Untuk menambah kewibawaan, status pejabat ssehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau pemimpin
· Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
b. Kerugian tataruang kantor berkamar adalah:
· Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancer, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang
· Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainya
· Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perbuatan dan perkembangan organisasi
· Mempersulit pengawasan
· Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata ruang kantor yang terbuka (open plen offices) yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka tanpa dipisah oleh penyeket.
a. Keuntungan tata ruang kantor terbuka
· Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
· Luwes dan fleksible apabila diperlukan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
· Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja
· Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan, ruangan kerja, penggunaan perlengkapan, ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lain
b. Kerugian tata ruang kantor terbuka
· Kemungkinan timbul terjadi atau kegaduhan atau kebisingan
· Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
· Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
· Kemungkinan Nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik
3. Tata ruang kantor berhias dan bertaman atau berpanorama (landscape offices), adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran Nampak seperti pamndangan alam terbuka dan benar-bener merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, ekonomi dalam pemanfaatan ruangan.
a. Keuntungan tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama
· Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
· Ketegangan syraf dapat berkurang atau dihindarkan
· Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
· Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai
b. Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama
· Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya
· Biaya pemeliharaan tinggi
· Memerlukan tenaga ahli yang mudah dan tidak murah
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar dengan tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan ruang kantor gabungan.
Ø Langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor yang baik
Sebelum dimulai membuat konsepan menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah:
1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urutan-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.
a. Satuan pekerja yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja linnya
b. Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompkan pada satu tempat
c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis)
d. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulakan suara gaduh, ditetapkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan
3. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lainnya.
4. Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainya, gunakan kertas warna warni dengan ukuran tertentu serta beri nomor kode masing-masing.
5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memeprhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh;
a. Penambahan atau pengurangan pegawai
b. Penambahan atau penggantian perabot atau alat kerja
c. Perubahan penyelesaian prosedur kerja
d. Perubahan atau pengembangan stuktur organisasi
e. Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan
Pengkoordinasian :
1. Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan
partisipasi sejumlah kegiatan kantor.
2. Salah satu tolak ukur keberhasilan pemimpin adalah keberhasilannya dalam mengoordinasikan segala kegiatan yang diperlukan.
Pengawasan kantor dan pengendalian kantor :
1. Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses
manajemen kantor
2. Meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang
meneliti, menyesuaikan, dan mengoreksi kegiatan
ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.
Ø Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang perkantoran pada ruang tunggu dan ruang kerja samsat
Yang termasuk lingkungan fisik didalam tata ruang perkantoran antara lain adalah sebagai berikut:
1. Penerangan atau cahaya
Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamtan kerja dan kelancaran kerja bagi pegawai , maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas atau kurang cukup mengakibatkan penglihatan kurang jelas, ssehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan oraganisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efisien. Pada dasarnya cahaya dapat dibedakan menjadi dua:
a. Cahaya alam yang berasal dari cahaya matahari
b. Cahaya buatan berupa lampu, dan cahaya ini dapat dibedakan menjadi empat, diantaranya yaitu, cahya langsung, cahaya setengah langsung, cahaya tidak langsung, cahaya setengah tidak langsung
2. Tata warna
Menata warna dengan ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkann dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga didalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.
3. Ventilasi atau pengaturan udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efisien, apabila mereka bekerja diruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang cukup baik berkisar 13-24 derajat celcius. Oleh karena itu perlu di usahakan adanya pentilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar sehingga para pegawai diruangan kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena dekorasi tidak akan mempermasalah hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan tata warna yang akan dipasang atua diatur.
5. Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentarasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
6. Musik
Music yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumndangkan ditempat kerja. Kalo tidak justru akan menggangu konsentarasi.
7. Keamanan
Perlu diingat bahwa dalam mrencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu diperhatiakan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu factor keamanan perlu betul-betul dipertimbangkan secara hati-hatidan teliti.
3.4 Analisis Umum Mengenai Tata Ruang Kantor Samsat Kabupaten Serang
Kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi).
Pada kantor samsat Kabupaten Serang tata ruang cukup baik dengan berbagai posisi pelayana berhadapan langsung dengan ruang tunggu dan secara langsung fokus terhadap proses pelayanan semisal ruang pendaftaran dan kasir lebih depan dibandingkan dengan ruangan yang lainnya.
Yang berkategori baik terletak pada ruang pelayanan yang menggunakan kaca untuk menghalangi antar ruangan karyawan lainnya, dan dengan ruang pendaftaran yang luas dan terdiri dari 2 petugas menjadikan pelayan lebih baik dan cepat.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi).
Fungsi dan tujuan perencanaan tataruang kantor diantaranya adalah:
1. untuk menghasilkan lebih banyak pekerjaan dengan biaya serendah-rendahnya;
2) mengurangi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan memperbaiki alur pekerjaan; serta
3) memperbaiki semangat bekerja para pegawai dengan menyiapkan suasana kerja yang lebih memuaskan (Komaruddin, 1986: 142).
Oleh karena itu, ruang kantor yang ditata dengan baik akan dapat:
4) mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang semestinya tidak perlu;
5) memungkinkan pemakaian ruang kerja lebih efisien;
6) kesehatan dan kepuasan pegawai terpelihara
7) pengawasan terhadap pekerjaan lebih mudah;
8) memberikan kesan yang baik kepada tamu yang datang; serta
9) memberikan kemungkinan perubahan ruang kantor jika sewaktu-waktu diperlukan.
Pada kantor samsat Kabupaten Serang tata ruang cukup baik dengan berbagai posisi pelayana berhadapan langsung dengan ruang tunggu dan secara langsung fokus terhadap proses pelayanan semisal ruang pendaftaran dan kasir lebih depan dibandingkan dengan ruangan yang lainnya.
4.2 Saran
Dalam perencanaan tata ruang di kantor Samsat Kabupaten Serang, perlunya perhatian dalam hal sebagai berikut:
1. harus adanya tabel alur pelayanan agar masyarakat tidak bingung dalam mencari layanan di kantor Samsat Serang
2. Ruangan harus memperluas ventilasi terutam di ruangan tamu dan ruang tunggu
3. lahan parkir agar diperluas dan agak dijauhkan dari teras ruang tunggu
4. perlunya analisis tata ruang kantor yang lebih manusiawi bukan hanya memperhatikan ruang pegawai saja akan tetapi ruang pelayanan atau ruang tunggu kursinya harus lebih banyak dengan tambah media tunggu lain semisal pengadaan TV atau majalah atau Koran,
5. Tata letak pendingin harus lebih diperhatikan lain terutama tempat penyimpanan agar lebih mengena terhadap konsumen.
6. Sistem antri harus lebih ketat lagi agar sistem antri tidak rusak olah pengantri yang menyerobot.
7. Warna cat ruangan agak gelap hendaknya diganti oleh warna cat yang lebih cerah dan penerangan harus lebih banyak Karene akan meyebabkan rasa ngantuk.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 1993. Topik kita : Automasi perpustakaan di Indonesia: antara kebutuhan dan ikut-ikutan. Majalah ikatan perpustakaan dan informasi, Vol.2(1) Februari/Maret: 3 – 8.
Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. Jakarta. Penerbit: PT Gramedia
Meyer, Michael (1980). The Little, Brown Guide to Writing Research Papers.Boston: Little, Brown and Company.
Sasmito, Priyo. 1995. Sistem komputer, Jaringan kerja komputer, sumber daya manusia dalam automasi perpustakaan dan arsip. Makalah disampaian dalam Pemasyarakatan standar perencanaan automasi perpustakaan, pada kegiatan Persiapan jaringan kerjasama dengan sistem automasi perpustakaan. Jakarta: Proyek Pembinaan Perpustakaan Nasional..
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
“Libray of Congress”. Encyclopedia Americana, 1988 ed.
Wimbarti, Supra. 1997. Pengaruh psikis teknologi informasi terhadap sumber daya perpustakaan . Makalah disampaikan pada Seminar nasisional “Pemberdayaan SDM Perpustakaan dalam era internet” Yogyakarta, UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Zorkozcy, Peter. 1990. Information technology : an introduction. London : Pitman Pushishing.
No comments:
Write komentarSilahkan isi komentar Anda disini