ADMINISTRASI PERKANTORAN PROSEDUR KANTOR DAN DESAIN KANTOR

ADMINISTRASI PERKANTORAN

PROSEDUR KANTOR DAN DESAIN KANTOR

Oleh:

Endi Sutrisna

NPM. 072645

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

SERANG

2010

1. DEFINISI PROSEDUR PERKANTORAN

1. Konsep Kantor

Kantor (dari bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.

Konsep Yang berkaitan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian yang dengna fungsi-fungsi itu manajemen organisasi merawat aktivanya, mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatannya dan mencapai sasaran-sasarannya

2. Prosedur Perkantoran

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

3. Definisi ilmu administrasi perkantoran

Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).

4. Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja

Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya.

Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

Ø Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti

Ø Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya

Ø Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.

Ø Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang

Ø Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

E. Keuntungan Sistem Dan Prosedur

a. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen , divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.

b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.

Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig

Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial

c. Keseragam,an aktivitas kerja tercapai

Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.

Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.

d. Tinggkat kesalahan menjadi berkurang.

Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.

2. DEFINISI TATA RUANG KANTOR

1. Konsep Tata Ruang Kantor

Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :

1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

I. The Liang Gie

• Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207).

II. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

• Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
• Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
• Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
• Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
• Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
• Komunikasi dan arus kerja diperlancar
• Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
• Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
• Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
• Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208).

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

• Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
• Menambah semangat kerja pegawai
• Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
• Mempermudah pengawasan

C. Pedoman Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan

terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik

tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

D. Azas-Azas Penataan Ruang Kantor Yang Baik

1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .

3. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.

4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.

E. Macam Tata Ruang Kantor Yaitu :

1. Tata ruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar

2. Tata ruang kantor yang terbuka yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

F. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka

1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

G. Tehnik Untuk Mencapai Suatu Tata Ruang Kantor Yang Baik Adalah :

1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang

sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas

beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu

lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm
4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.

H. Langkah-Langkah Dalam Merancang Tata Ruang Kantor

1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1

: 40
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor,

hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar

meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang

yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada

gambar denah tadi.

I. Faktor-Faktor Lain Yang Berhubungan Dengan

Tata Ruang Kantor

1. Cahaya.

Cahaya yang abadi / permanen : matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu

Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.

Cahaya terbagi 4 yaitu

* Cahaya langsung seperti lampu-lampu

* Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca

* Cahaya setenagh tak langsung

* Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.

1. Warna

Warna merupakan faktor yang penting untuk mempengaruhi keadaan jiwa pegawai.

Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.

* Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi

* Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira

* Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.]

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :

88% warna putih

88% campuran warna puutih dan hijau

83 % warna abu-abu

81 % warna gading

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.

Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih

1. Udara.

Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :

o Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin

o Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja

o Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

1. Suara

o Suara yang gaduh dapat mengganggu efisien kerja

o Suara dapat dikurangi dengan lubang-lubang pentilasi agar suara terbawa angin keluar.

3. DEFINISI PENEMPATAN TATA LETAK

Pengaturan tata letak fasilitas-fasilitas operasi dengan memanfaatkan area yang tersedia untuk penempatan runag kerja, perlengkapan untuk operasi, personalia dan semua peralatan/fasilitas dalam proses produksi.

Perancangan tata letak hendaknya fleksibel untuk mengantisipasi adanya perubahan permintaan, penemuan inivasi baru, proses baru, dsb yang akan mengubah tata letak; perubahan tata letak yang memerlukan biaya minimum.

Tujuan

¢ Memanfaatkan area yang ada

¢ Pendayagunaan pemakaian mesin, tenaga kerja dan fasilitas produksi lebih besar

¢ Meminimumkan material handling

¢ Mengurangi waktu tunggu dan mengurangi kemacetan

¢ Memberikan jaminan keamanan, keselamatan dan kenyamanan bagi pekerja

¢ Mempersingkat proses manufaktur

¢ Mengurangi persediaan setengah jadi

¢ MEmpermudah aktivitas supervisi

Desain Tata Letak harus Mempertimbangkan Objektivitas

• Utilisasi ruang, peralatan dan orang yang lebih tinggi

• Aliran informasi yang lebih baik

• Moral karyawan yang lebih baik

• Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik

• Fleksibelitas

Tipe – Tipe Tata Letak

• Retail/service layout “Tata Letak Ritel”

– Menempatkan rak – rak dan memberi tanggapan atas perilaku pelanggan

• Warehouse layout “Tata Letak Gudang”

– Melihat kelebihan atau kekurangan antara ruangan dan sistem penanganan layanan

• Product-oriented layout “Tata Letak yang berorientasi pada Produk”

– Mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinyu

Manfaat Penempatan Kantor

1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan

2. Menambah semangat kerja pegawai

3. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

4. Mempermudah pengawasan

DAFTAR PUSTAKA

George R. Terry, Ph.D. 1975. Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information, Seventh Edition. London: Richard D. Irwin,Inc.

Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.