SURAT DAN KRITERINYA

SURAT

 

A. Pengertian Surat

      Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat. Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop.

Kriteria surat :

· Dikemas dalam bentuk yang menarik.

· Bahasanya mudah dimengerti.

· Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele).

Surat menurut pemakaiannya :

· Surat Dinas

· Surat Pribadi

· Surat Niaga

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi.

Fungsi surat dinas:

· Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih.

· Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan.

· Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi.

· Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas:

· Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.

· Memakai bentuk surat yang standar.

· Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.

· Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.

Surat dinas dibagi :

· Kepala surat (kop surat)

· Nomor surat

· Lampiran

· Perihal

· Tanggal surat

· Alamat yang dituju

· Salam pembuka

· Isi surat

· Salam penutup

· Tanda tangan

· Nama jelas pengirim

· Jabatan

· Tembusan

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama.

Surat pribadi dibagi menjadi :

· Surat pribadi resmi

· Surat pribadi tidak resmi

Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.

Surat niaga terdiri dari :

· Surat jual beli

· Kwitansi

· Perdagangan

Surat niaga dibagi menjadi :

· Surat niaga intern

· Surat niaga ekstern

Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan :

· Permintaan penawaran

Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga, diskon, pembayaran, dll.

· Penawaran (offerte)

Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli.

· Pesanan (order)

Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barang-barang.

JENIS-JENIS SURAT:

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkansebagai berikut :

A. SURAT PRIBADI, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.

B. SURAT RESMI adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya.

Serat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

# surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
# surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
# surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba ( nonprofit)
Bagian-bagian surat resmi:

1. kepala/kop surat, terdiri dari
- nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
- alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
-logo instansi/lembaga
2. nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. hal, berupa garis besar isi surat
5. tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. isi surat
(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).
9. penutup surat
10. penutup surat, berisi
- salam penutup
- jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

C. MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

2. menuirut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. surat pemberitahuan
b. surat keputusan.
c. surta perintah.
d. surat permintaan
e. surat panggilan
f. surat peringatan
g. suirat perjanjian
h. surat laporan
i. surat pengantar
j. surat penawaran
k. surat pemesanan
l. surat undangan dan
m. surat lamaran pekerjaan.

3. menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :
a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.
b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

4. berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5. berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

6. berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram, teleks atau faksimile, serta memo dan nota.

7. berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.

Kelebihan

 bisa dilakukan oleh setiap orang cukup dengan syarat bias menulis dan membaca

 dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun dia berada.

 penulis surat dapat mengontrol suratnya sebelum dikirim sehingga tidak terjadi kesalahn informasi.

 penulis dapat menyampaikan isi hatinya sebanyak yang dikehendakinya karena memang penulisan surat tersebut tak ada yang membatasinya.

 biaya relative lebih murah dibandingkan biaya alat komunikasi yang lainnya.